Pentingnya Surat dalam Organisasi

Diposting pada

Dalam kehidupan sehari-hari, bagi kamu yang memiliki rutinitas di organisasi, entah organisasi kemasyarakatan ataupun kampus, tentu tidak terlepas dari komunikasi yang memegang peran penting dalam ranah internal dan eksternal organisasi tersebut. Tidak hanya koran, televisi, radio, gawai, dan lain sebagainya, serta surat merupakan salah satu dari sekian pilihan yang digunakan untuk menyalurkan komunikasi ke lain pihak. Lantas, apa yang kamu ketahui mengenai fungsi surat dalam organisasi?

Apa Yang Kamu Ketahui Mengenai Fungsi Surat Dalam Organisasi
Apa Yang Kamu Ketahui Mengenai Fungsi Surat Dalam Organisasi

Apa Yang Kamu Ketahui Mengenai Fungsi Surat Dalam Organisasi

Peran Penting Surat dalam Sebuah Organisasi

Apa yang kamu ketahui mengenai fungsi surat dalam organisasi? Kini kamu akan menjumpai jawabannya lewat artikel yang saya tuliskan. Keberadaan organisasi dengan hilir-mudik surat-menyurat beserta pengelolaan surat yang baik menjadi tolak ukur atau parameter seberapa penting atau seberapa banyak aktivitas yang dimiliki organisasi tersebut.

Di lain tempat, meski organisasi mempunyai aktivitas yang tinggi, akan tetapi jika tidak memiliki atau menyimpan surat-menyurat, maka saya yakin organisasi tersebut secara administratif dicap sebagai organisasi yang kurang efektif, terlebih tidak peduli terhadap pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Jika kamu memperhatikan seberapa penting dan krusialnya kedudukan dan fungsi surat, begitu juga dengan imbas yang muncul dari ketiadaan surat-menyurat dalam organisasi, maka pada organisasi memerlukan beberapa orang yang mempunyai kredibilitas atau kemampuan untuk mengembangkan sistem surat-menyurat demi organisasi yang lebih baik.

Sesuai dengan pengertiannya, bahwa surat merupakan salah satu cara menjalin komunikasi antar individu, golongan, organisasi, maupun instansi secara tertulis. Sesuai dengan perkembangan zaman, saat ini surat tidak hanya berbentuk lembaran cetak atau hardfile, tetapi sudah tersedia bentuk elektronik, yaitu e-mail atau Electronics mail.

Kelebihan Surat Sebagai Media Komunikasi

Surat sebagai media komunikasi secara tertulis, kini sudah dijadikan sebagai salah satu pilihan dari sekian media komunikasi lainnya, sebab mempunyai berbagai kelebihan, yang terdiri atas:

  1. Bersifat simpel atau mudah;
  2. Informasi yang tersimpan atau terekam bersifat panjang lebar;
  3. Dapat dijadikan sebagai media komunikasi yang dapat melindungi kerahasiaan informasi;
  4. Tepat sasaran atau efektif karena informasi bisa ditujukan secara langsung ke tujuan yang dikehendaki pihak pemberi informasi;
  5. Murah atau ekonomis.

Fungsi Khusus Surat

Fungsi surat selain digunakan sebagai alat penyampai pesan atau informasi secara tertulis, seperti yang sudah saya tuliskan di paragraf sebelumnya, surat ternyata masih memiliki fungsi khusus, yang terdiri atas:

  1. Alat penyimpan ingatan atau pikiran karena surat dapat diarsipkan sehingga dapat dibuka dan dibaca kembali pada waktu berikutnya bilamana diperlukan;
  2. Delegasi atau perwakilan dari penulis pesan atau informasi dengan pasangan bicaranya, sehingga dapat menggambarkan karakteristik mentalitas penulis sebagai pengirimnya.
  3. Dokumen yang bersifat historis (sejarah), karena dapat menunjukkan suatu rangkaian peristiwa seperti surat perubahan dan perkembangan suatu instansi dan atau organisasi secara yuridis atau administratif;
  4. Sebagai bukti tertulis otentik suatu kesepakatan bersama beberapa pihak, seperti surat perjanjian, surat keputusan bersama dan sebagainya;
  5. Sebagai petunjuk untuk melakukan suatu tindakan, seperti surat tugas, surat kuasa, surat keputusan, dan atau surat perintah;
  6. Alat untuk menjamin keamanan bagi yang mempunyai atau memegangnya, seperti surat jalan.

Kelemahan Surat

Nah, sebagai penutup dari pertanyaanmu tentang apa yang kamu ketahui mengenai fungsi surat dalam organisasi, surat mempunyai kelemahan, yang terdiri atas:

  1. Keruwetan dalam susunan suratnya;
  2. Diperlukan waktu untuk sampai kepada pihak yang dituju;
  3. Dalam surat sering menulis kalimat yang berbelit-belit, bertele-tele, berulang-ulang, bahkan malah tidak lengkap;
  4. Memiliki kemungkinan menggunakan ungkapan dari gagasan yang kurang dan atau tidak sopan, terlalu merendah, agak kasar atau terlalu memuji;
  5. Penggunaan beberapa istilah yang kurang dan atau tidak sesuai;
  6. Bagi surat yang ditulis tangan, acapkali bentuk tulisannya tidak jelas jika dibaca;
  7. Penggunaan tata bahasa yang kurang atau tidak tepat;
  8. Penggunaan huruf besar atau kapital yang tidak sesuai kaidah;
  9. Penulisan tangan atau pengetikan yang ceroboh, huruf (font) yang bertumpuk, tidak sejenis, dan terkesan kotor.
The following two tabs change content below.
Gambar Gravatar

Indo Surat

Gambar Gravatar

Latest posts by Indo Surat (see all)

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *